Servicio de Firma Electrónica

Definiciones, procesos internos y externos, notificaciones al usuario, gestión interna, resolución de problemas, etc.

FIRMA ONLINE VS FIRMA ANTE NOTARIO

En términos tradicionales para que una firma  sea “ante notario” se debe cumplir con la formalidad que te encuentres a la vista de él cuando realizas el procedimiento. Actualmente con nuestros servicios la firma es electrónica, online y es un servicio aparte al de notaría (copia y protocolización) por lo que a priori no se trata de una firma "ante notario".  Es un detalle de forma pero no de fondo pues la validez para ciertos documentos privados es la misma. Solo deberás tenerlo en cuenta si es que el lugar en donde presentes el documento te exige esa formalidad.

Si deseas conocer en profundidad las diferencias entre la firma electrónica y la firma presencial en notaría puedes leer el siguiente blog donde las definiciones, historia, alcances, validez legal, similitudes, diferencias y beneficios que te entrega una firma electrónica. Ingresa en https://tupatrimonio.cl/blog/firma-electronica-simple-y-avanzada-versus-firma-presencial-en-notaria/

FIRMAS ELECTRÓNICAS OPERATIVAS

• Firma electrónica Simple (FES): Certificado digital simple que permite estampar datos de identidad de una persona en un documento. Cuenta con estándares de seguridad robustos.
  • Tipo de firma: Fotografía de documento de identidad y perfil biométrico.
• Firma electrónica Avanzada (FEA): Certificado digital avanzado que permite estampar datos de identidad de una persona utilizando la clave única del Estado. Esta firma se encuentra certificada por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. 
  
  • Tipo de firma: Enrolamiento en plataforma y posterior firma mediante clave única y PIN de enrolamiento.
    
    

REQUISITOS FIRMA ELECTRÓNICA

TECNICOS

• Firma electrónica Simple (FES): contar con acceso a internet de buena calidad, correo electrónico para todos los firmantes, smartphone con cámara de buena calidad. Computador es posible pero no recomendado pues las cámaras muchas veces no tienen buena resolución.
• Firma electrónica Avanzada (FEA): Contar con acceso a internet de buena calidad, correo electrónico para todos los firmantes, Smartphone o computador.

 DOCUMENTOS IDENTIFICATORIOS 

• Firma electrónica Simple (FES)
  • Licencia de conducir.
  • Pasaporte.
  • Carnet de identidad.
  • Permiso de residencia (opcional de acuerdo al país).
  Todos los documentos están habilitados para la mayoría de los países del mundo. Se permite hasta 365 días de vencimiento a contar de la fecha en que se realiza el proceso.
  
   

  Para FES no se aceptan impresiones, imágenes digitales como tampoco certificados o papeles de residencia, visa o cédula en trámite.
  
  
• Firma electrónica Avanzada (FEA)
  
  • Carnet de identidad chileno (excluyente que esté vigente).
  • Clave única del Estado.
  • N° telefónico chileno: Si la persona está en el extranjero debe tener activo el roaming (consulta con tu compañía).

Para ambas firmas solo se acepta el uso de documentos identificatorios originales.

REQUISITOS DE TEXTO/CONTENIDO EN ARCHIVO A SUBIR

No es excluyente para el servicio de firma electrónica; solo si agregaste un servicio notarial en tu pedido.

Verifica los requisitos de contenido señalados en el banner de instrucciones del enlace https://tupatrimonio.cl/servicios/validacion-de-documentos-electronicos/ para así evitar observaciones desde la notaría que se asigne si es que solicitaste este servicio o bien para que no sea rechazado tu documento en donde lo presentes posteriormente.

OTROS REQUISITOS

• Tamaño archivo principal: Solo puedes agregar un archivo en formato PDF por pedido de firma electrónica. Debe tener un tamaño máximo de 3 mb.
• Documentos adicionales: Puedes añadir documentos adicionales que guarden concordancia con el archivo principal. Por ejemplo, para contratos de arrendamiento puedes añadir el certificado de dominio vigente y en el caso que firmen personas jurídicas añadir la personería. Ten en cuenta que las páginas de los documentos adicionales también se cobran pues se procesa el archivo completo. Estos documentos debes ingresarlos escaneados (No subir originales) y deben ir incluidos en el mismo archivo principal.
• Tenencia previa de firma electrónica: No es necesario que cuentes con una firma electrónica o e-token pues nosotros te la proporcionamos mediante nuestro servicio.
• En el formulario del pedido recuerda ingresar a todos los firmantes con sus nombres, apellidos y número identificatorio tal como aparece en el documento identificatorio que utilizarán para firmar. Es importante además que este sea el mismo con el que se identifican en el texto o archivo a subir.
• Personas jurídicas: en el formulario del pedido deberás ingresar el rut del representante legal, NO el de la empresa.
  
  

FACTIBILIDAD DE DOCUMENTOS PARA EL SERVICIO DE FIRMA ELECTRÓNICA

Siempre podrás consultar la factibilidad de un documento específico contactándonos mediante nuestros canales de comunicación.

PLAZOS

DURACION PROCESO DE FIRMA

Es bastante rápido. No debiese demorar más de 10 minutos tanto en FES como en FEA.

ENTREGA DOCUMENTO FIRMADO

• Pedidos con solo firma electrónica: Se envía de Inmediato al correo electrónico del gestor (opcional firmantes) luego que todos los comparecientes ingresados firman.
• Pedidos con firma electrónica + servicio notarial: En este caso el documento firmado por las partes llegará al correo electrónico del gestor a través de la notificación de "envío a notaría" y se habilitará la opción de "documento firmado" en su listado de pedidos. Si deseas saber el plazo de entrega del documento firmado por el notario, pincha aquí.

CADUCIDAD ENLACES DE FIRMA

Tanto para firma electrónica simple como avanzada los enlaces no caducan. Solo debes tener en cuenta que las devoluciones aplican solo los primeros 15 dias desde que se generó el pedido por lo que ante cualquier eventualidad conviene que el proceso se lleve a cabo dentro de ese periodo.

PRECIOS

• Firma electrónica simple (FES): $12.990 por documento, incluye un firmante.
  • • Firmante adicional: $2.000.
• Firma electrónica avanzada (FEA): $12.990 por documento, incluye un firmante.
  • • Firmante adicional: $2.500.
      
      

En ambos casos el documento puede incluir hasta 10 firmantes como máximo.

HERRAMIENTA ADMINISTRAR FIRMANTES

Ingresa a tu cuenta directamente en https://tupatrimonio.cl/ingresar/  y en el ítem "mis pedidos", submenú "pedidos" podrás encontrar la opción "administrar firmantes". Solo disponible en la etapa "en espera de firmas".

OPCIONES DISPONIBLES EN MENU

El menú de administración de firmantes permite ver el desglose de todos los firmantes y sus datos ingresados por el gestor del pedido, tales como: Nombres, apellidos, N° de identificación, correo electrónico y estado de la firma. Esto último es útil para hacer seguimiento al proceso de firma.


OPCIONES PARA GESTIONAR A LOS FIRMANTES

• Reenviar: Al apretar este botón se envía un recordatorio de firma al usuario en cuestión. Solo funciona si el estado es "pendiente"
• Modificar: Sirve para cambiar los datos del firmante. Una vez se modifica cualquier dato se envía un nuevo enlace de firma al correo ingresado.
• Eliminar firmante: Para sacar a un firmante del proceso. Se sugiere utilizarla como último recurso pues elimina de raíz al firmante y el documento podría cerrarse con las firmas ya realizadas sin poder agregar otro firmante posteriormente.
• Agregar un firmante: Básicamente es agregar un nuevo correo electrónico. Quien utilice este correo electrónico (nuevo firmante) debe estar identificado en el documento.
  
  

FASES EN SERVICIO DE FIRMA ELECTRÓNICA

Si el pedido fue solicitado SIN servicio notarial.

1. Creación del pedido: Se crea el negocio en nuestro sistema.
   • Notificación que llega a gestor del pedido en su correo electrónico: "Nuevo pedido"
     
     
2. Firma de documento

• Se activa la herramienta"administrar firmantes" con todas sus opciones disponibles para el gestor del pedido. 
• Pedido pasa a etapa "espera de firmas" en hubspot; gestor del pedido lo ve en su cuenta como "En espera de firmas".

• Firmantes reciben notificación vía correo electrónico ingresado por gestor bajo el asunto:
  • Firma electrónica simple: "Por favor firma este documento N° XXXXX."
  • Firma electrónica avanzada:
    • Primer paso: "Por favor enrólate para firmar el documento N° XXXXX".
    • Segundo paso:  "Por favor firma este documento N° XXXXX".

 3.  Validación de firma (Solo FES): Verificación automática de los datos ingresados por el responsable v/s los datos obtenidos a través de las fotografías del documento de identidad.

• Si todo está ok, la firma se estampa en el documento. 

• • • Notificación recibida por firmante en correo electrónico: "Firma exitosa para el documento N° XXXXX"
    • Pedido se mantiene en "espera de firmas" en hubspot; gestor del pedido lo ve en su cuenta como "En espera de firmas" hasta que todos terminen de firmar.
• Si la verificación no calza para algún firmante entonces el equipo de Tu Patrimonio revisará manualmente el caso, pudiendo ocurrir dos cosas:

A) Corrección de datos manual y estampa de firma en documento. Firmante implicado recibe notificación en correo electrónico: "Firma exitosa para el documento N° XXXXX".

B) Se observa pedido y se notifica al gestor del pedido para consultar por diversas alternativas.

• Pedido pasa a "observaciones al documento" en Hubspot. Gestor ve en su cuenta el pedido como "Observado por notaría".
  
  • • • • Si gestor anula pedido y corrige para volver a subirlo. Pedido pasa a anulado. Dependiendo de fecha en que fue creado el pedido el gestor lo ve en su cuenta como "Reembolsado", "Completado" o "Cancelado".
        • Si Cliente elige una opción para corrección manual. Equipo pasa el pedido a la etapa en "espera de firmas", se corrige estampa según lo escogido por el gestor y el firmante recibe la notificación en su correo electrónico  "Firma exitosa para el documento N° XXXXX". Pedido se mantiene en hubspot como "en espera de firmas" si hay firmas pendientes. 
          • Si la corrección implica la reactivación del enlace de firma entonces el firmante NO recibirá ninguna notificación automática. Solo deberá ingresar cuando equipo de atención a usuarios se lo indique.

4. Entrega de documento: Una vez es firmado por todos los usuarios el documento automáticamente es enviado por correo electrónico al gestor del pedido y opcionalmente a los firmantes.

• • • Notificación recibida por gestor/firmantes vía correo electrónico: "Proceso Finalizado Doc N° / Pedido N°XXXXX".
    • El pedido en hubspot se ve como "finalizado"; gestor lo visualiza como "completado".

Revisa aquí el proceso cuando generas un pedido de firma electrónica + servicio notarial

ETAPAS EN HUBSPOT VS ETAPAS EN CUENTA PERSONAL PARA EL SERVICIO SOLO FIRMA ELECTRÓNICA

PROCESO DE FIRMA SIMPLE (Cómo lo ve el firmante)

1. Abre el correo electrónico que lleva por asunto "Por favor firma este documento N°XXXXX" y pincha en "firmar documento".
2. Se abrirá un nuevo panel donde puedes visualizar el documento y revisarlo. Si te genera dudas pincha en "rechazar". Si por el contrario estás de acuerdo entonces pincha en "firmar"
3. Si decides continuar y firmar entonces se abrirá una nueva ventana para comenzar la validación de identidad. Si el idioma no te es cómodo puedes cambiarlo en la misma ventana al fondo a la izquierda. Una vez hecho esto, pincha en "empieza".
4. Confirma el país de origen del documento identificatorio que utilizarás para firmar.
5.  Escoge el documento identificatorio que utilizarás para firmar.
6. Si estás ingresando desde un dispositivo sin cámara o con una cámara con poca resolución, el sistema lo reconocerá y te solicitará continuar con un smartphone. En el caso que ya estés en un smartphone entonces el sistema te llevará de inmediato a la fase de fotografía de documento.
   
7. La página te solicitará verificar tu identidad tomando una fotografía frontal al documento de identidad.
   Toma la fotografía del documento identificatorio teniendo en cuenta lo siguiente:
   
    
   a) Recomendamos limpiarlo y ponerlo sobre una superficie plana, sin sostenerlo con las manos.
   b) Debe haber muy buena iluminación natural para evitar reflejos o sombras. No utilizar flash.
   c) La cédula debe verse claramente y bien enfocada en la pantalla, en caso de que no enfoque puede alejar el dispositivo y acercarlo lentamente a la cedula para lograr un autoenfoque.
   
   
8. La plataforma verificará la calidad de la fotografía.
9. Toma la fotografía a tu rostro para el perfil biométrico
   Ten en cuenta lo siguiente:
   
   
   • Para el perfil biométrico no debe haber objetos que obstruyan la fotografía, tales como mascarilla, anteojos, sombreros, etc.
   • Mantén el teléfono lo más firme posible para evitar que la imagen salga borrosa, fuera de foco o fuera de la pantalla .
   • Ubícate en un lugar iluminado con luz natural pero que no sea directa, por ejemplo dentro de una habitación. Evita la luz directa del sol, de pantallas o de focos.
     
     
10. Si todo está ok entonces la validación será correcta. Presiona en continuar.
    
    
    
11. La firma pasará a la etapa de validación de 24 hrs hábiles. 
    
    
    
    

PROCESO DE FIRMA AVANZADA  (Cómo lo ve el firmante)

ENROLAMIENTO 

Esta fase solo aplica para aquellos firmantes de FEA NUEVOS, es decir que no han utilizado nuestro sistema previamente. Para usuarios antiguos dirigirse a etapa de firma de documento.

1. Abre el correo bajo el asunto "Por favor enrólate para firmar el documento N° XXXXX" y pincha el botón "enrolarme".
2. Inicia sesión con tu clave única
   

   
   

3. En los casilleros en blanco debes ingresar los datos que te solicitan. Estos datos que ingreses son los que quedarán registrados en tu cuenta por lo que debes ser cuidadoso. Luego hacer click en "siguiente".
   
4. El sistema verificará los datos ingresados anteriormente. A tu correo llegará un código de forma automática que deberás ingresar en la casilla "código de verificación"y luego hacer click en "siguiente".
   
   

5. Confirma el N° telefónico apretando el botón "enviar SMS". Recibirás en tu celular un código. ingrésalo en "Código de verificación", luego haz click en "siguiente".

6. Responde las preguntas de comprobación de identidad. Una vez completado dar click en "siguiente".
   

7. Luego deberás crear tu PIN, que es una clave de enrolamiento distinta a la clave única.
   
   
8. Espera que el sistema te redirecciones automáticamente. No cierres la ventana de tu navegador
   
   

SOLICITUD DE ACCESO A FIRMAR

Una vez enrolado deberás realizar lo siguiente:

1. Ingresa al correo enviado bajo el asunto “Por favor enrólate para firmar el documento N°XXXXX “
   
   
2. Presiona el botón N° 2 “solicitar acceso para firmar”.
3. Escribe el correo al cual quieres que llegue el enlace, y confirma el envío.
   
4. Llegará otro correo con el asunto “Por favor firma este documento N° XXXXX".
   
   

FIRMA DE DOCUMENTO

1. Ingresa al correo  “Por favor firma este documento N° “. Presiona “Firmar documento”.
2. Se abrirá la pantalla donde visualizarás el documento y tendrás que escribir el PIN y el código SMS, luego presiona en “Firmar Ya” al fondo de la página.

DUDAS Y PROBLEMAS COMUNES EN FIRMA AVANZADA

• ¿Qué es el PIN?, ¿Por qué debo crearlo si ya tengo clave única?

En firma avanzada, el PIN es la clave que creas al momento de enrolarte en la plataforma de firma. Es un código que sirve como segunda validación. Si bien la Clave Única es intransferible, tenemos un sistema más robusto para evitar fraudes y es por ello que debes crear el PIN durante la primera fase de enrolamiento.

• ¿Cómo puedo cambiar o recuperar mi PIN?

Si estás firmando y en la etapa final no recuerdas tu PIN puedes cambiarlo pinchando en "olvidé mi PIN". Se te pedirá ingresar con tu clave única para efectuar el cambio.

Si solo deseas cambiar el PIN sin estar firmando un documento entonces puedes escribir a soporte@firmaya.cl enviando tu fotografía de carnet por ambos lados y solicitando el cambio.

• ¿Puedo modificar mis datos enrolados?

Puedes modificar en cualquier momento tus datos enrolados. Para ello contáctanos mediante nuestros canales de atención. Adjuntarnos una fotografía de tu carnet por ambos lados indicando que quieres cambiar algunos datos enrolados.

Posteriormente te llegará como respuesta una serie de instrucciones para que puedas realizar por ti mismo el cambio. Recuerda que al tratarse de clave única solo tú puedes hacer las modificaciones. Jamás te pediremos tus claves.

• ¿Qué debo hacer si me equivoco en las preguntas de validación de identidad?

No te preocupes, tenemos una evaluación alternativa. Debes escribir a soporte@firmaya.cl y solicitar el enrolamiento alternativo. Debes adjuntar tu nombre completo, rut, teléfono y la imagen del error que presentas. El área de soporte se contactará contigo y deberás estar atent@ a toda la información que te soliciten para evaluar tu identidad. El plazo habitual para que quedes enrolado es de máximo 24 hrs. hábiles,.

Si presentas problemas en tu solicitud contáctanos utilizando nuestros canales de comunicación

• ¿Qué hacer si no me llega el SMS con el código de validación ya sea durante enrolamiento o en proceso de firma?

Si estás en el extranjero y cuentas con un N° telefónico chileno recuerda consultar con tu operador telefónico si tienes activo el roaming internacional, pues debe estar activo para que puedas recibir mensajes de texto. Recuerda también que solo se aceptan números de operadores de telecomunicación chilenos.

En caso que estés en Chile, verifica que tengas una buena señal y  que no tengas un bloqueo para recibir mensajes de texto SMS. De ser posible contacta a tu operador telefónico. El tiempo de espera para la llegada de un SMS no debiese ser de más de 15 min desde que lo solicitas. Espera que llegue el mensaje antes que solicites otro, de lo contrario se bloquearán.

• ¿Puedo cambiar de servicio de firma mientras el pedido está en proceso?

No hay problemas en cambiar de servicio de firma mientras el pedido aún se encuentre pendiente de firmas. Debes tener en cuenta que la devolución contempla además la devolución del total del monto menos las firmas efectivas realizadas. Posterior a ello podrás generar un nuevo pedido con el servicio que desees.