Servicios notariales

Información específica, resolución de problemas y procesos relacionados con los servicios notariales.

SERVICIOS NOTARIALES OFRECIDOS ACTUALMENTE

• • Copia certificada: Es la reproducción fiel e íntegra de un documento original. Contiene la firma del notario. NO autoriza firmas pero sí da cuenta del contenido del documento completo. Útil para la mayoría de documentos privados.
  • Protocolización: Es el hecho de agregar un documento privado al final del repertorio público del notario, a pedido de quien lo solicita. Contiene la firma del notario. NO autoriza firmas pero sí da cuenta del contenido del documento completo. Es útil para  todo tipo de instrumentos privados y procesos en donde solicitan mayores formalidades como por ej. procesos de modificación de estatuto en Empresa en un Día.
    
    

SOLICITUD DE SERVICIO NOTARIAL

El servicio notarial está habilitado solo como adicional al servicio de firma electrónica de documentos. NO se entrega por sí solo. Puedes adicionarlo al pedido ingresando en https://tupatrimonio.cl/servicios/validacion-de-documentos-electronicos/ y luego escoger una opción en la sección "¿Quieres agregar firma notarial?".

PRECIOS SERVICIOS NOTARIALES

• Copia certificada: $8.990
• Protocolización: $14.990
• Costo hoja adicional: $700/hoja si el documento sobrepasa las 3 hojas. 
  
  

PLAZOS DE ENTREGA DE SERVICIOS NOTARIALES

El plazo cuenta desde la firma exitosa de TODOS los usuarios. De ahí en 1 día hábil será enviado vía correo electrónico al gestor y firmantes (opcional según lo solicitado por el gestor). No se cuenta fines de semana y festivos. 

Este plazo eventualmente podría aumentar en el caso de protocolizaciones debido a la apertura y cierre del repertorio público, y en general para los servicios notariales la carga laboral o  bien  incidencias en las notarías asociadas podrían demorar la entrega. Nuestra garantía es no sobrepasar las 48 hrs hábiles para el envío.

FASES PARA UN DOCUMENTO QUE CONTENGA SERVICIO NOTARIAL

1. Creación del pedido: Se crea el negocio en nuestro sistema.
   • Notificación que llega a gestor del pedido: "Correo de nuevo pedido"
2. Revisión equipo de Tu Patrimonio: Revisión previa a las firmas que podría derivar en la aprobación u observación/rechazo del documento.
   • Notificación inmediata que recibe gestor del pedido mediante correo electrónico: "Documento de pedido N° XXXXX en revisión"
     
     Notificaciones en correo electrónico  tras revisión: 
     • Aprobado: Gestor recibe notificación "Documento Aprobado por Tu Patrimonio (Pedido N° XXXXX)".. Pedido pasa a etapa "en espera de firma clientes" en Hubspot y gestor lo ve en su cuenta como "en espera de firmas"
     • Observado/rechazado: Documento es observado por no cumplir con alguno de los requisitos exclusivos del servicio. 
       
       • Gestor recibe notificación "Documento Observado/rechazado por Tu Patrimonio". Pedido pasa a etapa "observaciones al documento..." en Hubspot. Gestor ve pedido en su cuenta en la etapa "Observado por notaría".
         • Si gestor decide continuar, pedido pasa a etapa "en espera de firma clientes" en Hubspot y gestor lo ve en su cuenta como "en espera de firmas"
         • Si gestor anula pedido y corrige para volver a subirlo. Pedido pasa a anulado en Hubspot (Ver Tabla de etapas) y gestor recibe correo de confirmación de anulacion.
           
           
3. Firma de documento: Documento aprobado tras revisión y se activan los enlaces de firma para todos los usuarios. Pedido se mantiene en etapa "en espera de firma cliente" en Hubspot y "En espera de firmas" para la cuenta del cliente.
   • Notificación que reciben los usuarios:
     1. Firma electrónica simple: "Por favor firma este documento N° XXXXX."
     2. Firma electrónica avanzada:
        1. Primer paso: "Por favor enrólate para firmar el documento N° XXXXX".
        2. Segundo paso: "Por favor firma este documento N° XXXXX".
4. Validación de firma (Solo FES): Verificación automática de los datos ingresados por el responsable v/s los datos obtenidos a través de las fotografías del documento de identidad.

• Si todo está ok, la firma se estampa en el documento. 
  • • Notificación recibida por firmante en correo electrónico: "Firma exitosa para el documento N° XXXXX"
    • Pedido se mantiene en "espera de firmas" en hubspot; gestor del pedido lo ve en su cuenta como "En espera de firmas" hasta que todos terminen de firmar.
• Si la verificación no calza para algún firmante entonces el equipo de Tu Patrimonio revisará manualmente el caso, pudiendo ocurrir dos cosas:

A) Corrección de datos manual y estampa de firma en documento. Firmante implicado recibe notificación en correo electrónico: "Firma exitosa para el documento N° XXXXX".

B) Se observa pedido y se notifica al gestor del pedido para consultar por diversas alternativas.

• • Pedido pasa a "observaciones al documento" en Hubspot. Gestor ve en su cuenta el pedido como "Observado por notaría".
    
    • • • • Si gestor anula pedido y corrige para volver a subirlo. Pedido pasa a anulado. Dependiendo de fecha en que fue creado el pedido el gestor lo ve en su cuenta como "Reembolsado", "Completado" o "Cancelado".
          • Si Cliente elige una opción para corrección manual. Equipo pasa el pedido a la etapa en "espera de firmas", se corrige estampa según lo escogido por el gestor y el firmante recibe la notificación en su correo electrónico  "Firma exitosa para el documento N° XXXXX". Pedido se mantiene en hubspot como "en espera de firmas" si hay firmas pendientes. 
            • Si la corrección implica la reactivación del enlace de firma entonces el firmante NO recibirá ninguna notificación automática. Solo deberá ingresar cuando equipo de atención a usuarios se lo indique.

5. Recepción por notaría: Documento firmado es recibido por la notaría asignada y verifica detalles que no fueron objetados en la primera revisión del equipo.

• • Notificación recibida en correo electrónico por gestor solo en caso de observación/rechazo: Documento "observado/rechazado por notaría N° XXXXX". Pedido pasa a "observaciones al documento" en Hubspot. Gestor ve en su cuenta el pedido como "Observado por notaría".
    • Si gestor decide continuar, pedido pasa a etapa "finalizado" en Hubspot y gestor lo ve en su cuenta como "completado"
    • Si gestor anula pedido y corrige para volver a subirlo. Pedido pasa a anulado en Hubspot (Ver Tabla de etapas) y gestor recibe correo de confirmación de anulacion.

6. Entrega de documento: Todo documento que continuó ya sea luego de la firma o la observación respectiva es procesado por la notaría para entregarlo vía correo electrónico al gestor del pedido y firmantes (opcional).

• • Notificación recibida por gestor/firmantes: "Proceso Finalizado Doc N° / Pedido N°XXXXX".

 

ETAPAS EN HUBSPOT VS ETAPAS EN CUENTA PERSONAL PARA EL SERVICIO DE FIRMA ELECTRÓNICA MÁS SERVICIO NOTARIAL

 

REQUISITOS EXCLUSIVOS PARA EL SERVICIO NOTARIAL

PROPIOS DEL TEXTO

Se trata de aspectos del contenido del texto, que son esenciales para que se entregue el servicio notarial. Ya sea que se trate de un documento redactado por ti o un formato predeterminado (como las municipalidades, seguros, oficinas públicas, etc) debes siempre verificar que cumpla estos requisitos. Puedes visualizarlos en el banner de instrucciones alojado en https://tupatrimonio.cl/servicios/validacion-de-documentos-electronicos/ 

FACTIBILIDAD DE DOCUMENTOS

En el caso de los servicios notariales de copia y protocolización, alrededor de un 85% de los documentos privados pueden ser gestionados. Revisa si tu documento es factible aquí. Si avanzas con un documento no factible este será rechazado por nuestro equipo o por la notaría y reembolsado completo.

TIPOS DE OBSERVACIONES/RECHAZOS

• • Rechazo, documento no válido: Documento no factible o bien que no cumple con las disposiciones legales mínimas para ser procesado vía online. El documento aquí NO puede ser corregido, solo recibirás de manera automática el reembolso de tu dinero en tu monedero digital
  • Rechazo, error de contenido: Documento que no cumple con algunos requisitos del texto pero que si se corrige puede ser procesado. Tienes la posibilidad de anular, y solicitar la  devolución para posteriormente volver a subirlo. Solo debes seguir las instrucciones de la notificación de observaciones.

• • Observación por consulta: Observación que no es excluyente. Esto quiere decir que puedes continuar con el documento tal como está o bien corregir siguiendo las instrucciones señaladas en la notificación de la observación.
  • Observación por fecha futura: Significa que la fecha de comparecencia de tu documento es posterior a la actual. En este caso solo debes esperar a la fecha indicada en la notificación para recibir tu documento firmado por notario. Si deseas corregir deberás confirmarnos contestando la notificación de la observación

Ingresa aquí para conocer los condiciones de devolución para pedidos observados/rechazados .

HERRAMIENTAS DE AUTOGESTIÓN

• Estado de servicio notarial: ingresa en tu cuenta de Tu Patrimonio, en el ítem "mis pedidos", subitem "pedidos". Allí podrás visualizar si se encuentra "en notaría", "observado/rechazado" o bien "finalizado"
• Documento notariado: Para visualizar y descargar en formato PDF la copia certificada o la protocolización del documento que subiste. Solo disponible una vez el pedido se encuentra finalizado.

 

DUDAS COMUNES EN SERVICIOS NOTARIALES

• ¿Es lo mismo una protocolización que una escritura pública?

No debes confundir una escritura pública con una protocolización. La escritura pública es el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades que fija esta ley, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público.

Son instrumentos con características distintas. Si necesitas una escritura pública deberás asistir presencialmente a una notaría, mientras que la protocolización sí puede ser realizada para documentos privados y puedes solicitarla sin problemas para tu documento a través de nuestra plataforma.

• ¿Cuál servicio es el que necesito?

En ambos casos el servicio incluye la firma del notario por lo que se asegura que un ministro de fé reconoce la existencia del documento. La mayor diferencia está en que la protocolización al quedar en el repertorio público del notario puede ser solicitada o consultada presencialmente en la oficina del notario pues queda con un número de repertorio exclusivo asignado. En la práctica dependerá de lo que te soliciten en donde lo presentes.

• ¿El servicio notarial ratifica mi firma como una firma ante notario?

La firma electrónica por sí sola valida el documento pues se trata de instrumentos privados. Los servicios notariales ofrecidos NO validan tu firma pues esta es electrónica. En este caso la firma de notario aplica como una especie de respaldo que tienes para indicar que un ministro de fé reconoce la existencia de tu documento original y que cumple con los requerimientos de contenido para su validez.

• ¿Debo subir mi documento nuevamente si es observado?

Puedes corregir un documento observado por contenido, observado por consulta o por fecha futura. Deberás seguir las indicaciones de la notificación de observación/rechazo.

• ¿Puedo subir un documento firmado manualmente?

No es posible. Todos los firmantes deben pasar por nuestro sistema de validación digital de identidad. El no cumplimiento de este requisito conllevará a la observación del documento. 

• ¿Puede firmar solo algunos de los comparecientes y los demás en notaría presencial?

Lo ideal es que todos los implicados firmen para mantener una sola línea respecto a lo indicado en la comparecencia. El no cumplimiento de este requisito llevará a la observación del documento. Sin embargo, no es excluyente; si deseas continuar solo debes confirmarnos tu decisión para procesar el documento, teniendo en cuenta que no aplica ninguna garantía en caso el documento se rechazado posteriormente en donde lo presentes.